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Dématérialiser la gestion d'interventions, quels avantages?

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Les entreprises gérant des interventions mobiles sont toujours en quête de productivité et d’efficacité.

Maintenance, réparation, travaux, livraison, services à domicile, suivi de chantier, gérer des équipes intervenant à l'extérieur des bureaux, avec chacun ou chacune une tâche précise à faire dans un endroit précis, avec souvent de nombreuses informations à saisir sur place, demande beaucoup de suivi et la capacité d’être constamment en contact.

Pourtant de nombreuses entreprises demandent encore aux équipes mobiles de remplir des fiches papiers.

Ou alors utilisent des réseaux sociaux, et d’autres applications non-adéquates.

Bien que cela puisse “faire l’affaire” et permettre de transmettre l’information, l’entreprise perd beaucoup de productivité à travers ces rustines.

En plus des risques de retard, de perte d’information, d’incompréhension ou de mauvaise coordination, beaucoup de temps et d’énergie sont perdus en effectuant toutes ces tâches administratives. Préparer les documents, les imprimer, remplir des fiches, écrire un rapport, etc.

Sans mentionner le risque de perte de ces documents, la double saisie, les risques d’erreurs dans la retranscription et le temps nécessaire par le manager pour les revoir et les valider.

De plus l’information n’est pas centralisée et n’est pas numérisée.

Or, comme dans toute industrie, la donnée est extrêmement importante. En d’autres termes, il est crucial de pouvoir à tout moment consulter les interventions, ainsi que leur historique.

Ceci dit, vous hésitez toujours à dématérialiser vos opérations?…

Planning :

Disposer d’une application spécialisée et dédiée vous permet de planifier à l’avance vos opérations d’interventions. En assignant une tâche à un une date et une heure précise au collaborateur concerné.

Ceci permet à chacun d’avoir une idée claire du déroulement des tournées, et également de planifier en temps réel les imprévus ou les demandes quotidiennes selon les disponibilités de chaque intervenant.

Traçabilité :

L’application mobile, contrairement aux solutions papiers, permet un suivi de chaque intervention tout en conservant l’historique des accès et des modifications.

Idéalement une bonne application mobile fonctionnera également sans connexion, et permettra la lecture de planning, l’accès aux plans et informations existantes (adresse, nom, état des lieux avant l’intervention), en plus de la saisie de tout type de données adaptées au métier (date, texte, statut, mesures), la prise de photo, la lecture de code barre / QR code et la signature par le client directement sur le terminal mobile, tablette ou smartphone.

L’application enregistre les données par ordre chronologique, en les liant à chaque intervention. Ceci permet au manager d’avoir des rapports en temps réel sur l’avancement des opérations d’une part. Mais aussi de pouvoir consulter l’historique des interventions en cas de conflits ou confusion.

Spécialisation :

En libérant le collaborateur du fardeau des opérations administratives, il est capable d’investir plus de temps et d’énergie dans le cœur de son métier, au lieu de voir son attention dispersée sur des tâches qui ne sont pas forcément des priorités.

Communication :

L'application mobile offre également la possibilité de communiquer en temps réel, ce qui fluidifie la transmission de l'information, et évite les confusions sur le travail demandé.

En effet, le collaborateur peut tenir compte en temps réel de tout imprévu, et informer de l’avancement de son travail, sans passer par plusieurs applications.

Ainsi, la dématérialisation ne peut être qu’avantageuse. Alors, qu'attendez-vous?

Besoin d'aide? appelez-nous ;)

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